【正文】摘   要：档案工作的标准是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据，在档案信息化建设中尤为重要。本文分析了档案信息化建设中标准化的现状和问题，提出了解决的对策和方法。
　　关键词：档案信息化   标准
　　档案工作标准化是档案工作领域中的各种标准的总称，是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。在数字化条件下，由于电脑系统在人工智能方面存在先天的局限性，因此在档案信息化建设中所涉及的标准化问题，将更加尖锐和苛刻，也就更需要统一全面的档案信息化技术和规范。
　　一、档案信息化建设现在面临的标准化问题
　　1.各自为政，系统、数据不兼容。
　　在社会信息化的大背景下，近年来，各级各类档案机构，尤其是国家综合性档案馆纷纷开展档案信息化建设，在档案管理系统的构建上已经有所突破。但是，由于各自为政，独立开发，一是致使各机构的档案管理基础软件标准不一，造成档案信息资源的分散孤立，难以共享；二是采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，形成基础数据结构的鸿沟，造成信息资源整合上先天困难。
　　这种现状之下，必然造成极大的人力、物力的浪费，并拖慢档案信息化建设的步伐。一方面由于各地区、各单位各行其是、互不沟通，技术研发低水平重复现象严重，影响了档案信息化建设整体水平的提高；另一方面由于盲目研发，各地区、各单位出现了大量非兼容的系统和数据库，档案信息化运行中的文件格式、数据内容、库结构的规定各不相同，形成了“信息孤岛”现象，严重影响到档案信息的共享，制约了档案信息资源的价值①；三是增加了工作量，降低了效益，不仅因大量低水平技术重复研发使总成本拉高，更由于日后随着相关标准的实施，新系统研发、原数据库转换等，必然发生二次投入的现象。
　　2.档案信息化建设具有明显的自发性、随意性。
　　如何开展档案信息化工作基本由各单位自主决策，各地区、各单位的档案信息化建设各自为政，大部分单位的档案信息化系统是自行建成的。这就导致了极大弊端：一方面，工作的随意性、任意性，致使信息化建设“十里不同天”，发展程度极度不平衡，信息共享问题无人负责，严重影响总体效应的体现；另一方面，档案信息化建设缺乏有效的协调和指导，各地区、各单位只能在盲目摸索，人为提高了成本，低水平重复现象严重。
　　二、解决档案信息化建设中标准化问题的对策
　　1、必须以国家战略的指导思想，自上而下地组织对档案信息化的标准制定。
　　我国开展档案信息化建设前后也有20年了，但是总体状况很不理想，档案信息化建设的功能、作用、效益远未充分显现出来。其原因之一就是组织程度低下，缺乏有力的统筹、有效的指导。而事实上，档案信息化建设已经成为很多发达国家的战略措施之一，由国家制定并自上而下地组织实施国家级的战略措施。将档案信息化建设提升到国家战略的高度，由上而下的组织建设统一的标准体系，为档案信息化建设解决需要应对和破解的难题，是势在必行的举措。
　　2、档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则。
　　我国档案行政管理部门对档案信息化技术研发工作的总体效果并不理想，究其原因，重具体技术研发、轻标准规范研制是重要的症结所在。各地档案行政管理部门组织实施的科研中，从课题的内容结构看，几乎都是为了解决各单位个性化问题，仅仅针对和解决各个点上的局部需要，日益增多的课题研究反而加剧了档案信息化建设中的各自为政、分散孤立的信息孤岛现象。这表明，档案信息化建设的投入不应仅仅囿于个别和局部，解决具体的微观问题，档案行政管理部门必须面向档案信息化建设的全局，坚持标准先行的原则，把工作重点从解决具体、局部操作问题转向标准的制定、实施上来，有力提升对档案信息化建设工作标准化和规范化的指导力度。
　　3、必须做到目光长远、高屋建瓴的制定适当的标准体系。
　　一方面由于信息处理技术日新月异的飞速发展，而应用研发与实际推广又需要一定时间，因此往往形成技术应用与技术发展的代差，使得广大档案工作者一边羡慕和畅想着新技术的好处，一边抱怨着手中的软硬件设备生涩落后。
　　另一方面，在信息化建设中容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的,软件系统的设计应该是面面俱到的想法,好像不这样,不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不科学的。IT产业有一个著名的“摩尔定律”,即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果,将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面,损失可想而知。
　　解决这一问题一是在制定标准时对技术的发展作出适当预判；二是设立标准研究的常设机构，形成标准跟随技术进步而衔接发展的常规体系。只有这样，才能在标准体系制定时做到目光长远、高屋建瓴，使标准体系不形成对新技术应用的瓶颈，既可以使档案工作者切实应用到先进技术设备，又可以指导信息化建设的适当水准，不会造成因盲目建设而造成巨大浪费。
　　4、从技术难度上看，制定更加符合信息技术设备应用的标准体系必须由档案专业部门配合掌握现代高端技术的大型集团进行操作。
　　解决档案数字化中的标准化，最科学的方式是由上而下，做出全国统一的规范体系，甚至最终形成全世界的行业标准体系。这就必须由政府来统筹组织，而国家档案行政管理部门显然责无旁贷。一方面档案行政管理部门掌握着档案管理的专业技术，是档案管理方面的技术权威，能够最大限度的把握标准制定中的档案科学要素；另一方面，国家档案行政管理部门负有对档案工作监督指导的责任，是我国档案事业发展的统筹部门，在政策制定、组织贯彻等领域经验丰富。因此档案信息化建设相关标准体系的制定必须有国家档案行政管理部门主导。